Откуда берутся ваши данные и зачем они нужны

Информация поступает к нам через несколько путей. Когда вы заполняете форму обратной связи на веб-сайте contactrix.com, отправляете письмо на адрес support@contactrix.com или звоните по телефону +77777263455 — мы фиксируем контактные детали: имя, название организации, электронную почту, телефонный номер. Без этого невозможно ответить на запрос или начать диалог.

Во время подготовки коммерческого предложения мы уточняем специфику вашего бизнеса: отрасль деятельности, количество сотрудников, структуру финансовых процессов. Эти сведения позволяют предложить подходящую конфигурацию системы учета, а не универсальное решение, которое может не подойти.

После заключения договора на настройку бюджетного учета появляются операционные данные: переписка по проекту, техническая документация, протоколы встреч, записи звонков службы поддержки. Мы храним эту информацию, чтобы обеспечить преемственность работы — если с вашим проектом будет работать другой специалист, он сразу войдет в контекст.

Функциональная необходимость каждой категории данных

Контактные данные служат для коммуникации. Организационная информация помогает адаптировать предложение под ваш масштаб и специфику. Операционные записи обеспечивают качество обслуживания и позволяют разрешать спорные моменты, если они возникают.

Например, если вы запросили консультацию по телефону — мы запишем ваш номер телефона, имя и суть вопроса. Этого достаточно для обратного звонка. Если же вы становитесь клиентом и подписываете договор — нам потребуются дополнительные реквизиты организации, данные контактного лица, информация о структуре бюджетирования.

Внутренняя работа с данными и доступ сотрудников

Информация, поступающая от клиентов, обрабатывается специалистами Contactrix в рамках их функциональных обязанностей. Менеджер по работе с клиентами видит контактные данные и историю коммуникации. Технический специалист получает доступ к операционным деталям проекта — конфигурации системы учета, техническим требованиям, переписке по настройке.

Мы применяем принцип минимально необходимого доступа: сотрудник видит только те данные, которые нужны для решения конкретных задач. Бухгалтерия получает реквизиты для выставления счетов, но не имеет доступа к технической документации клиентских проектов. Служба поддержки видит историю обращений конкретного клиента, но не просматривает переписку других клиентов без служебной необходимости.

Автоматизированные процессы и человеческий контроль

Часть операций выполняется автоматически. Когда вы отправляете форму на сайте, система фиксирует заявку и направляет уведомление ответственному сотруднику. Автоматические напоминания информируют клиентов о датах важных этапов проекта. Но решения, связанные с обработкой ваших данных — например, предоставление доступа третьей стороне или изменение условий хранения — принимаются людьми, а не алгоритмами.

Передача данных за пределы Contactrix

Иногда информация о клиентах передается внешним организациям. Это происходит в строго определенных случаях, и мы всегда знаем, кому и зачем предоставляем данные.

Субподрядчики и поставщики услуг

Для хостинга веб-сайта и клиентских систем мы используем услуги дата-центров, расположенных на территории Казахстана. Провайдер получает техническую информацию, необходимую для функционирования серверов, но не имеет доступа к содержимому клиентских данных без нашего явного разрешения.

Электронная почта обрабатывается через внешний почтовый сервис. Провайдер обеспечивает передачу сообщений, но не анализирует и не использует их содержимое в своих целях. Мы заключили договор, где прописаны обязательства по конфиденциальности.

Юридические требования и государственные запросы

Если компетентные органы Казахстана направляют официальный запрос на предоставление информации в рамках расследования или судебного разбирательства — мы выполняем требования законодательства. Такие запросы обрабатываются юридическим отделом, который проверяет законность требования перед передачей данных.

В случаях, когда передача данных необходима для защиты наших законных интересов — например, при судебном споре с контрагентом — мы также можем раскрыть информацию, но только в объеме, необходимом для разрешения конкретной ситуации.

Как долго хранятся ваши данные

Длительность хранения определяется типом информации и ее функциональным назначением.

Контактные данные потенциальных клиентов, которые запросили информацию, но не стали клиентами, хранятся в течение двух лет. Если за это время не происходит повторного взаимодействия — информация удаляется из активных систем.

Данные действующих клиентов хранятся в течение всего периода сотрудничества и еще пять лет после завершения последнего проекта. Это связано с юридическими требованиями к хранению финансовой и договорной документации в Казахстане. По истечении этого срока данные архивируются или удаляются, если нет оснований для дальнейшего хранения.

Техническая документация проектов сохраняется дольше — до семи лет, поскольку клиенты иногда обращаются за консультациями или доработками спустя значительное время после завершения основного проекта.

Досрочное удаление по запросу

Вы можете запросить удаление своих данных до истечения стандартных сроков хранения. Мы рассматриваем такие запросы и выполняем их, если это не противоречит нашим юридическим обязательствам — например, требованиям налогового законодательства по хранению финансовой документации.

Если удаление невозможно по юридическим причинам, мы объясним, какие данные должны быть сохранены и на каком основании, а также укажем срок, после которого информация будет удалена.

Ваши возможности контроля и взаимодействия с нами

Вы можете запросить копию данных, которые Contactrix хранит о вас. Мы предоставим информацию в структурированном виде — обычно это PDF-документ или таблица, где указаны категории данных, источники их получения и цели использования.

Если какие-то сведения устарели или неточны — вы можете запросить их корректировку. Например, изменился контактный телефон организации или сменился ответственный сотрудник. Мы обновим информацию в наших системах после получения подтверждения от вас.

Ограничение обработки и возражение

В некоторых ситуациях вы можете попросить приостановить обработку ваших данных. Например, если вы оспариваете точность информации и хотите, чтобы мы не использовали ее до проверки. Или если вы больше не хотите получать информационные рассылки — в этом случае мы прекратим использовать ваш email для маркетинговых целей, но сохраним его для выполнения договорных обязательств, если вы остаетесь клиентом.

Возражение против обработки данных возможно в ситуациях, когда мы используем информацию на основе законных интересов компании, а не договорных обязательств или юридических требований. Мы рассмотрим ваше возражение и либо прекратим обработку, либо объясним, почему продолжение необходимо.

Переносимость данных

Если вы хотите передать свои данные другому поставщику услуг, мы предоставим информацию в машиночитаемом формате — например, CSV-файл с контактными данными и историей взаимодействия. Это применимо к данным, которые вы предоставили нам напрямую, но не распространяется на аналитические отчеты или производные данные, созданные внутри компании.